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通知公告

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关于档案检查验收的通知

发布日期:2021年04月13日 10:51    编辑:     来源:     点击:

各学院,部、处、室、馆,工会、团委:

为进一步加强学校档案管理,维护档案的完整统一,学办公室档案科将于202156日开始对全校各类档案进行检查验收,请各单位将本部门属归档范围的各类文件资料严格按照档案管理规范,认真进行准备并按时移交。现就有关事项通知如下:

一、检查验收范围

(一)凡本单位在工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。

(二)教学单位按教学年度,即20199月至20207月期间形成的文件材料(教学单位行政综合按自然年度);照片、获奖材料、其它档案按自然年度检查即20201月1日至12月31日期间形成的文件材料;仪器设备档案按自然年度验收;财会档案的验收为当年的财务档案,财务档案可暂由财务部门保管2年,期满后归档(财务归档档案为2019年)。

二、检查依据

按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规则》及《伊犁师范学档案工作规范》的要求进行验收。

三、归档要求

(一)各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位档案

归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。

(二)要求档案数量充分、质量优化、门类齐全、结构完

整。

(三)凡重要请示类文件材料已批复的,须提供相关批复材料;归档的纸质文件应提供原件,复印件原则上不归档;归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。

(四)归档文件有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。页码标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置,凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。

四、检查形式

(一)由档案科工作人员严格按立卷归档要求、检查验收时间表进行检查验收,依照相关规范采取逐件翻阅的形式,主要检查文件材料是否准确、齐全、规范。特别是对科研、基建、设备、声像档案进行严格检查,并将年度检查的情况向全校通报。

(二)档案移交时,交接双方当面检查,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式两份,经交接双方签字后各留一份备查。

特此通知。

附件:档案检查验收具体时间表

                伊犁师范学办公室

                 2021412

附件

档案检查验收具体时间表

分组

日期

上  午

下  午

第一组

56

学办公室

发展规划与国际合作交流处

第二组

57

组织人事部

保卫处(维稳办)

第三组

510

党委宣传部(刊)、统战部

工会(妇委会)

第四组

511

纪委、科研处

学报编辑部

“一带一路”发展研究院(哈文所)

第五组

512

团委(学生会)

审计处、老干处

第六组

513

国资处、研究生处

教务处(教务科、学籍科

第七组

514

学生工作部(处)

网络与图书信息中心

第八组

517

计财处

后勤管理处(基建科)

第九组

518

中国语言分院

数学与统计分院

第十组

519

物理科学与技术

化学与环境科学学院

第十一组

520

法学分院

外国语学院

第十二组

521

马克思主义学院

电子与信息工程

第十三组

524

体育分院

艺术分院

第十四组

525

教育科学学院

生物与地理科学学院

第十五组

526

预科教学部、

旅游与历史学问学院

成人教育学院

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